Zorgvuldigheid en motivering bij Woo-verzoeken: de zoekslag onder de loep

In dit artikel:

Een recente uitspraak verduidelijkt hoe bestuursorganen moeten omgaan met Woo-verzoeken: beslissend is niet of documenten ooit hebben bestaan, maar of het bestuursorgaan aannemelijk kan maken dat die documenten (niet langer) bij hem berusten. Dat betekent concreet dat een bestuursorgaan moet uitleggen waar en hoe het heeft gezocht (welke systemen, zoektermen en werkstappen), de uitkomsten van die zoekactie inzichtelijk moet maken en een geloofwaardige verklaring moet geven voor ontbrekende stukken. Slechte archivering alleen leidt niet automatisch tot het vermoeden dat documenten nog in het bezit zijn van de overheid; doorslaggevend is of de overheid overtuigend kan aantonen waarom stukken feitelijk niet meer beschikbaar zijn. Praktisch gevolg: overheden moeten zoekacties goed vastleggen en kunnen anders risico lopen op heropenen van verzoeken of bestuurlijke sancties; het bevordert ook de noodzaak tot betere archiefzorg en transparante verantwoording rondom openbaarheid.