Vraagt verzoeker om openbare informatie, dan is het geen Woo-verzoek

In dit artikel:

De Raad van State heeft in een uitspraak onderstreept dat een zorgvuldige, goed gedocumenteerde start van een Woo-procedure essentieel is: hoe een openbaarheidsverzoek bij het bestuursorgaan binnenkomt en in behandeling wordt genomen kan bepalend zijn voor het verdere verloop en de uitkomst. In de behandelde casus vroeg een verzoeker informatie op via de Wet open overheid (Woo); de manier waarop het bestuursorgaan aanvankelijk reageerde en de onderbouwing van beslissingen over beschikbaarheid en uitzonderingen waren onderwerp van rechtskundige toetsing door de Raad.

Belangrijkste punten uit de uitspraak en de praktijklessen:
- Tijdig en duidelijk handelen bij ontvangst: snel vastleggen wie het verzoek ontvangt, welke documenten relevant zijn en welke stappen worden gezet, voorkomt onduidelijkheid later in procedure en bij klacht of beroep.
- Duidelijke motivering van keuzes: als delen worden geweigerd of stukken deels worden geanonimiseerd, moet de afweging en rechtsgrondslag vanaf het begin inzichtelijk en bewijsbaar zijn.
- Communicatie richting verzoeker: actieve terugkoppeling over de reikwijdte van het verzoek, eventueel verzoek om verduidelijking en tussentijdse informering over vertragingen verminderen geschillen.
- Gedegen dossiervoering: volledige administratie van zoekacties, gebruikte zoektermen, geraadpleegde bronnen en besluitvorming is cruciaal bij toetsing door de rechter.
- Proportionele en herstelgerichte houding: waar fouten in procedure optreden, is tijdig herstel en transparantie vaak effectiever dan later een uitgebreide juridische verdediging.

Context: de Woo vereist openheid van overheidsinformatie en legt tegelijk eisen op aan motivering bij weigering of beperking. De uitspraak van de Raad van State illustreert dat niet alleen de inhoud van het bestuurlijk besluit telt, maar ook de procedurele start en documentatie rondom het verzoek. Voor bestuursorganen betekent dit praktische aandacht voor interne werkprocessen, training van zaakbehandelaars en strakke procesbeschrijving om juridische risico’s te beperken en de doelstelling van transparantie te ondersteunen.