Veilig mailen is geen luxe meer
In dit artikel:
In veel Nederlandse kantoren blijft het standaard: vertrouwelijke documenten gaan als bijlage via gewone e-mail. Dat lijkt efficiënt, maar vormt een groot risico, vooral omdat de meeste datalekken niet door hackers maar door menselijke fouten ontstaan — verkeerde ontvangers of bijlagen. Onder de AVG en aanvullende gedragscodes is van organisaties steeds vaker vereist dat zij persoonsgegevens passend beschermen; zonder extra beveiliging voldoet een gewone e-mail vaak niet meer en kan een incidenteel foutje meldplichtige gevolgen hebben.
De nieuwe Europese regels (NIS2) versterken die druk: cyberveiligheid en incidentbeheer worden bestuursthema’s waarbij leidinggevenden moeten aantonen dat zij structureel maatregelen nemen om risico’s te beperken. Veilig mailen krijgt daarmee dezelfde status als wachtwoordbeleid, back-ups en toegangsbeheer.
Technisch bekeken biedt traditionele e-mail weinig garanties. Alleen transportbeveiliging (TLS) beschermt het kanaal, niet de inhoud; als een mailbox wordt gehackt of een bericht verkeerd belandt, is de informatie blootgesteld. Onderzoek wijst uit dat minder dan 15% van Nederlandse organisaties moderne mailbeveiligingsstandaarden zoals DANE en MTA-STS toepast, wat de kwetsbaarheid vergroot. Vooral sectoren met veel vertrouwelijke data — accountancy, juridische dienstverlening, notariaat — ondervinden hierdoor reputatie- en juridische risico’s.
De markt voor veilige e-mailoplossingen beweegt snel en keuzes hebben grote gevolgen voor controle en vertrouwen. De overname van Zivver door het Amerikaanse Kiteworks bracht vragen over data‑soevereiniteit, Europese hosting en sleutelbeheer actueel: waar staan data, wie heeft technisch toegang en wat verandert bij eigendomsoverdracht? Europese organisaties geven daarom steeds vaker de voorkeur aan lokaal hostende diensten met duidelijke auditlogs die aantoonbaar aan AVG- en NIS2-eisen voldoen.
Praktische eisen voor veilig mailen zijn onder meer standaard end-to-end versleuteling, de mogelijkheid om berichten in te trekken, en bewijs van verzending, ontvangst en toegang. Belangrijk is ook dat oplossingen moeiteloos aansluiten op bestaande werkprocessen; zijn ze te complex, dan zoeken medewerkers alternatieve (onveilige) routes. Daarom vraagt een effectieve aanpak om één samenhangend beleid: inzicht in welke data via e-mail gaan, duidelijke regels, training en technische ondersteuning.
Organisaties die hun digitale communicatie aantoonbaar goed regelen, beperken herstelkosten, verkleinen reputatierisico’s en winnen vertrouwen van cliënten. Ter illustratie biedt het online platform van PKIsigning een eenvoudige functie voor veilig delen, ook zonder ondertekening.