Notariële tuchtrechter beveelt: informeer partijen bij sluiting dossier

In dit artikel:

De Kamer voor het notariaat in ’s-Hertogenbosch heeft voor het eerst expliciet aanbevolen dat notarissen betrokken partijen actief informeren wanneer een dossier wordt afgesloten zonder dat een akte is gepasseerd. De aanbeveling volgt op een tuchtklacht van twee schuldeisers die in 2021 een lening van €250.000 gaven en een hypotheek op een pand wilden krijgen. Het notariskantoor stelde een concepthypotheekakte op, maar omdat de schuldeisers niet op dat concept reageerden, werd de akte nooit gepasseerd en het dossier gesloten — zonder dat de schuldeisers daarover werden geïnformeerd. Jaren later, toen de schuldenaar niet betaalde, bleek dat er geen hypotheekrecht was gevestigd; intussen had de notaris wel voor een andere schuldeiser een hypotheek op hetzelfde pand laten registreren.

De schuldeisers klaagden de notaris aan wegens gebrek aan informatie en het nalaten van uitleg over de juridische gevolgen. De kamer verklaarde twee van de drie onderdeel van de klacht niet-ontvankelijk vanwege overschrijding van de driejaarstermijn; volgens de kamer hadden de klagers eind 2021 al moeten begrijpen dat er geen hypotheek was (zij hadden geen volmacht gegeven en geen inschrijving bij het Kadaster ontvangen). Het overige onderdeel werd inhoudelijk afgewezen.

Hoewel de klacht niet werd toegewezen, gaf de kamer een praktisch advies aan de beroepsgroep: sluit een zaak pas stilzwijgend af als alle betrokkenen daarvan op de hoogte zijn; licht partijen actief in en vermeld bij voorkeur waarom een akte niet is gepasseerd (bijvoorbeeld geen reactie of ontbrekende stukken). Dit voorkomt misverstanden en benadrukt het belang van duidelijke communicatie door notarissen.