Digitalisering wint terrein in notariaat, maar kent obstakels

In dit artikel:

Notariskantoren digitaliseren in hoog tempo en kunstmatige intelligentie krijgt steeds meer een plek in het dagelijkse werk, maar beveiliging, regels en databeheer blijven grote zorgen. Dat blijkt uit een enquête van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) onder 316 (kandidaat-)notarissen en toegevoegd notarissen.

Volgens het onderzoek gebruikt een ruime meerderheid inmiddels digitale klantidentificatie, digitale archivering en beeldbellen naast fysieke gesprekken. Ook is er brede steun voor verdere digitalisering, zoals de digitale ondertekening van onderhandse stukken en volmachten. Tegelijk zeggen respondenten dat verdere stappen vaak worden afgeremd door onduidelijkheid over wet- en regelgeving, veiligheidsrisico’s en een tekort aan tijd en capaciteit.

AI is intussen sterk in opkomst: twee op de drie ondervraagden gebruikt al AI-toepassingen, vaak meerdere keren per week. Naast algemene systemen zoals ChatGPT en Microsoft Copilot worden ook juridische tools ingezet, bijvoorbeeld voor het opzoeken van wetgeving, het maken van samenvattingen en in beperkte mate voor risico- en compliancecontroles. Op ruim een derde van de kantoren ontbreken nog formele richtlijnen voor het AI-gebruik.

De grootste behoefte ligt volgens de enquête bij praktische ondersteuning en scholing. Meer dan 70 procent wil leren hoe AI concreet kan worden ingezet, liefst via trainingen in groepsverband. Daarnaast willen notarissen meer grip op opslag, toegang en beveiliging van data, en maken zij zich zorgen over de afhankelijkheid van Amerikaanse techbedrijven. De KNB zegt de uitkomsten mee te nemen in verdere digitaliseringsprojecten en onderzoekt onder meer richtlijnen en mogelijke alternatieven, zoals een gezamenlijke notariële cloud.