De zin en onzin van digitaal ondertekenen

In dit artikel:

Advocaten en juristen zijn terughoudend met digitaal ondertekenen, wat niet verrassend is omdat in het Nederlandse recht vaak al wilsovereenstemming (bijvoorbeeld via e-mail, mondeling of een factuur) een overeenkomst doet ontstaan; de handtekening is juridisch meestal niet doorslaggevend. Toch vervult een handtekening wél een bewijsfunctie — en daar schiet de veelgebruikte digitale praktijk tekort. Een ingescande krabbel in een pdf zegt weinig over wie daadwerkelijk tekende, of het document na ondertekening ongewijzigd bleef en of de datum klopt. Daardoor ontstaat schijnzekerheid in plaats van echt bewijs.

De kernvraag is daarom niet zozeer of je digitaal moet tekenen, maar hoe je het proces rond ondertekenen zó inricht dat het aantoonbaar is wie, met welke bevoegdheid, op welk tijdstip heeft gehandeld en of het document daarna is aangepast. Een goed ingericht ondertekentraject legt deze elementen vast en verplaatst de aandacht van de handtekening naar het onderliggende proces. Dat levert juridische stevigheid op, vermindert handwerk, versnelt doorlooptijden en vergemakkelijkt de klantbeleving (geen printen en scannen meer).

Dezelfde technologie die veilige digitale handtekeningen mogelijk maakt, ondersteunt ook betrouwbare identificatie op afstand — relevant voor cliëntenonderzoek en de identificatie van uiteindelijke belanghebbenden (UBO’s). Dit is met name belangrijk voor advocaten die moeten voldoen aan de WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme).

Onder de Europese eIDAS-verordening bestaan drie betrouwbaarheidsniveaus voor elektronische handtekeningen: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd. Hogere niveaus bieden sterker bewijs, maar niet elk contract vereist een gekwalificeerde handtekening; kantoren moeten per transactie het passende niveau kiezen op basis van risico en doel.

Binnen enkele jaren zal de European Digital Identity (EUDI) Wallet gekwalificeerd ondertekenen makkelijker en grensoverschrijdend beschikbaar maken, waardoor gemak en zekerheid samen de norm kunnen worden. Conclusie: de waarde van digitaal ondertekenen ligt niet in de digitale krabbel zelf, maar in een aantoonbaar, goed ingericht proces — een noodzakelijk bouwblok voor moderne juridische dienstverlening.