De 8 grootste uitdagingen rond digitaal ondertekenen

In dit artikel:

PKISigning beschrijft dat digitaal ondertekenen voor notarissen en advocaten niet louter een technische keuze is, maar fundamenteel voor compliance, dossiervorming en klantvertrouwen. In de praktijk lopen kantoren herhaaldelijk tegen dezelfde fouten aan; de advertorial somt acht veelvoorkomende problemen en hun impact op.

Belangrijkste knelpunten:
- Printen, tekenen en weer inscannen levert alleen een afbeeldingskopie op zonder vaststelling van identiteit, tijdstip of documentintegriteit.
- Verwarring over rechtsgeldigheid: het onderscheid tussen eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen wordt vaak verkeerd ingeschat, met risico dat gevoelige stukken onvoldoende worden beschermd.
- Onvolledige bewijslast: essentiële elementen als hashwaarden, tijdstempels en een volledige audittrail ontbreken of worden niet als één integraal bewijs bewaard.
- Datalocatie: bij software van buitenlandse (vooral Amerikaanse) leveranciers bestaat onduidelijkheid over privacyregels en toegang tot gegevens; veel kantoren willen garanties dat data binnen de EU blijven.
- Ontbrekend beleid over betrouwbaarheidsniveaus: er is zelden vastgelegd welke documenten welk type handtekening vereisen, waardoor keuzes inconsistent of onnodig kostbaar zijn.
- Bijlagen worden regelmatig niet juridisch aantoonbaar gemaakt als onderdeel van een overeenkomst.
- Integratieproblemen: standaard “onderteken”-knoppen in dossiersystemen voldoen niet altijd; een solide koppeling met een extern ondertekenplatform automatiseert en verbetert het proces.
- Misvatting dat gekwalificeerde handtekeningen onhandig zijn, terwijl remote identificatie en cloudcertificaten het juist eenvoudiger maken en sterke rechtszekerheid bieden.

Conclusie: professioneel ondertekenen vraagt beleidskeuzes, goede technische inrichting en aandacht voor opslag en bewijsvoering. PKISigning biedt een uitgebreide gids met cases en praktische oplossingen voor kantoren die willen overstappen naar een waterdicht digitaal ondertekenproces.